S02E01 Rekrutacja do zespołów designowych, czyli jak robić to dobrze

Portfolio - najważniejsza rzecz przy weryfikacji kandydata? Czy są jakieś inne sposoby, które pozwolą ocenić praktyczne umiejętności designera?

Natalia:

Może nie najważniejsza, bo równie ważna jest rozmowa umożliwiająca poznacie Ciebie jako kandydata/tki, ale na pewno potrzebna do zbudowania kompletnego wizerunku specjalisty/tki w teamie designowym. 

Sama rozmowa kwalifikacyjna, przeprowadzona rzetelnie - w formie wywiadu ustrukturyzowanego, może także stanowić dobre narzędzie weryfikacji umiejętności przez odpowiednio pogłębione pytania o zrealizowane projekty, wykorzystywane narzędzia, etc.

Inne sposoby weryfikacji to oczywiście zadanie wykonywane poza rozmową kwalifikacyjną albo w jej trakcie (może być to zadanie teoretyczne, wymagające odpowiedzi ustnej albo takie wymagające zaprojektowania czegoś), a także udział w sesji Assessment Center, gdzie też wykonuje się różne zadania sprawdzające kompetencje odpowiadające stanowisku. 

Dodatkowym sposobem weryfikacji są referencje - można i warto je zbierać, niekoniecznie w formie papierowej (wystarczy na LinkedIn, gdzie będą dla wszystkich widoczne), jednak to nie zawsze wystarczy. Rekruter / Hiring Manager może wskazać konkretne osoby z Twojego otoczenia zawodowego, z którymi będzie chciał porozmawiać.

Jakie zadania rekrutacyjne stosować i kiedy? Czy praktykujecie zadania rekrutacyjne? Jeśli tak, to na jakie seniority?

Natalia

Zadania to, jak się dowiedziałam w trakcie przygotowań do webinaru, temat kontrowersyjny, ponieważ część kandydatów obawia się, że ich rozwiązania zostaną przez potencjalnego pracodawcę wykorzystane w sposób komercyjny bez ich zgody i wynagrodzenia. Dlatego na początek nadmienię, że takie praktyki, jeśli występują, są nieetyczne i nie powinny mieć miejsca. 

Formą sprawdzenia kompetencji może być oczywiście komercyjne zlecenie kandydatowi lub grupie kandydatów wykonanie określonego dzieła. Czasami jest to nie tyle proces rekrutacji, co współpraca freelancerska, która potem może przerodzić się w pracę na etacie. Ale nie zawsze da się tak zrobić.

Spoglądając z empatią na obie strony - kandydatów, którzy chcą być traktowani fair i pracodawców, którzy chcą mieć możliwość sprawdzenia kompetencji kandydatów w sposób odpowiadający standardom przyjętym także w innych procesach rekrutacyjnych prowadzonych w organizacji, jako HRowiec chciałabym znaleźć rozwiązanie zabezpieczające potrzeby obu stron.

Jeśli zatem stosowałabym zadania, to przede wszystkim zwróciłabym uwagę na odpowiednią ich formę, jak i komunikację. Rozwiązanie zadań nie powinno zajmować mnóstwa czasu (myślę, że kilka h to dopuszczalny czas?), a treść nie powinna budzić podejrzeń. Wyobrażam sobie, że np. można wprost odnieść się do starego, zamkniętego projektu i napisać, jakie napotkaliśmy problemy, jakie wybraliśmy podejście, a kandydata zapytać, co mogliśmy zrobić inaczej/lepiej? Albo osadzić zadanie w abstrakcyjnym kontekście? Sama treść / opis zadania to jednak za mało - wcześniej warto porozmawiać z kandydatem i wytłumaczyć ideę zadania, rozwiać ewentualne wątpliwości. Czasami odwrócenie kolejności - tj. najpierw interview, choćby krótki, pomaga obu stronom poznać wzajemne oczekiwania i upewnić się, czy chcą dalej inwestować swój czas.

Jeśli chodzi o seniority - z mojego doświadczenia zadania były stosowane na różnych poziomach, z tym że dostosowywano ich stopień trudności. Czasem też jedno zadanie można wykonać na różnych poziomach, w zależności od posiadanych umiejętności. Nie powiedziałabym więc, że istnieje proste kryterium “seniority vs. czy stosować zadanie” - jest to kwestia dopasowania sposobu weryfikacji kompetencji do potrzeb procesu. 

Alternatywne sposoby sprawdzenia umiejętności wymienione zostały w odpowiedzi na poprzednie pytanie (portfolio, rzetelna rozmowa kwalifikacyjna, w którą również można wpleść zadania, choćby teoretyczne, ponadto Assessment Center i referencje).

Czy macie jakąś radę dla osoby, która chce się przekwalifikować na researchera? Jak przekonać rekrutację, że doświadczenie w innej dziedzinie, to też doświadczenie i warto dać takiej osobie szansę?

Natalia

Pytanie, czy proces przekwalifikowania zaczyna się od udziału w rekrutacji na praktyki/staż, które oficjalnie nie wymagają doświadczenia komercyjnego i oferują wdrożenie w nową dziedzinę dla osób bez wcześniejszego przygotowania? 

Bywają takie oferty. Zwykle zawierają zestaw pożądanych kompetencji miękkich - wtedy posługując się tą listą wymagań, możesz do nich odnieść po kolei swoje doświadczenie czy posiadane kompetencje. Czyli jeśli np. w ogłoszeniu mowa o poszukiwaniu osób “kreatywnych” albo charakteryzujących się “analitycznym myśleniem”, możesz podać przykłady sytuacji czy efektów swojej pracy, które to zobrazują. 

Czasami jednak nawet na staż oczekiwana jest znajomość obsługi konkretnych programów, narzędzi albo udział w projektach niekomercyjnych. Stąd warto budować niekomercyjne portfolio, rozejrzeć się za odpowiednim kursem / studiami / certyfikatem, poczytać literaturę z branży, wziąć udział w programie mentorskim. 

Jak zainteresować HR i Managera swoim CV i portfolio? Na co zwracacie największą uwagę?

Natalia

• Przejrzysty układ, najlepiej całość zmieścić na 2-3 stronach. Brak błędów ortograficznych, interpunkcyjnych i wszelkich innych (literówek etc.)

• U góry adres e-mail i nr tel., żeby łatwo było się z Tobą skontaktować. 

• Podawanie całego adresu zamieszkania nie jest potrzebne, wystarczy miejscowość plus info, czy jesteś otwarty/a na pracę zdalną (np. Wrocław/zdalnie). Dokładny adres podasz już przy zatrudnieniu.

• Zdjęcie nie jest konieczne.

• Warto dodać nagłówek (nazwę stanowiska) plus ewentualnie krótkie intro/bio (3-4 zdania) na początku, pod Twoim imieniem i nazwiskiem. Chodzi o zwięzłą charakterystykę obrazującą Twoją sylwetkę (kim jesteś? w czym jesteś dobry/a? skąd przychodzisz? czego szukasz?), np. UX Designer z 5-letnim doświadczeniem …. / specjalizuję się w … / szukam … / interesują mnie … .

• Wykształcenie jest mniej istotne niż doświadczenie, chyba że dopiero zaczynasz albo się przebranżawiasz i to Twój główny atut. Generalnie jednak najpierw, pod sekcją z danymi kontaktowymi i wstępem, umieszczamy historię zatrudnienia w kolejności odwrotnej do chronologicznej (tzn. ostatnie/aktualne miejsce pracy najwyżej), a dopiero potem wykształcenie.

• Zwięzły opis zakresu obowiązków / projektów w kolejnych miejscach pracy z wykorzystaniem słów-kluczy (nazwy technologii, narzędzia, obszary odpowiedzialności - za co konkretnie byłeś/aś odpowiedzialny/a, czego dokonałeś/aś).

• Doświadczenie, które nie odnosi się wprost do stanowiska, na które aplikujesz, można ująć skrótowo albo w osobnej sekcji “inne doświadczenia”. Jeśli masz zróżnicowanie i/lub długie doświadczenie, postaraj się zaakcentować najważniejsze miejsca pracy i projekty. Jeśli są jakieś przerwy w pracy, spowodowane np. dłuższym urlopem (typu sabbatical, na podróżowanie po świecie czy po prostu reset) możesz uprzedzić pytania rekrutera i wpisać hasłowo, co robiłeś/aś. 

• Poziom języków obcych najlepiej wg Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego (A1 / A2 / B1 / B2 / C1 / C2). Wymień tylko te języki, którymi posługujesz się przynajmniej w stopniu komunikatywnym (min. B1), umożliwiającym choćby podstawową komunikację w pracy. Odradzam zawyżanie poziomu znajomości języka, bo zostanie to na 99% zdemaskowane w trakcie rekrutacji.

• Dodatkowe kursy, szkolenia, umiejętności - tylko te, które mają związek ze stanowiskiem, na jakie aplikujesz lub mogą się przydać w pracy.

• Hobby/zainteresowania - nie ma obowiązku zamieszczania tej sekcji, ale z mojej perspektywy warto, bo pozwalają poznać Cię trochę jako człowieka. Wystarczy krótka informacja o 2-3 głównych pasjach. Lepiej napisać konkretnie (np. “literatura sci-fi, ulubiony autor” etc.) niż ogólnie (“książki”).

• Aktualna klauzula RODO, na wszelki wypadek (choć większość firm w systemach do aplikowania i tak wymaga “wyklikania” odpowiednio sformułowanych pod siebie zgód).

• Niepotrzebne informacje: stan cywilny, liczba posiadanych dzieci (lub brak), wyznanie, narodowość, etc. 

Czy po wysłaniu aplikacji na stanowisko i braku odpowiedzi, warto się odezwać i zapytać np. o dalszy proces rekrutacji? Słyszałam, że może to być odebrane pozytywnie jako zaangażowanie. Czy to prawda?

Natalia:

W pierwszej kolejności na pewno warto sprawdzić w spamie, czy aby nie nadeszła automatyczna odpowiedź od firmy. Często firmy posiłkują się nieśmiertelną formułką, że w ciągu x dni (zwykle do 14 dni) skontaktują się z wybranymi kandydatami, a brak kontaktu w tym czasie oznacza brak zainteresowania firmy kandydaturą, niestety. W idealnym świecie wszyscy kandydaci powinni otrzymać informację zwrotną, nawet jeśli odpadli już na etapie weryfikacji CV, ale niestety z uwagi na liczbę rekrutacji prowadzonych jednocześnie i spływających kandydatów w dużych firmach takie skrótowe rozwiązanie bywa stosowane.

Jeśli upłynęły natomiast te magiczne 2 tygodnie i żadnej odpowiedzi, choćby “zwrotki” mailowej nie było - oczywiście, można się skontaktować. Najlepiej poszukać kontaktu bezpośrednio do rekrutera obsługującego dany proces lub działu rekrutacji/HR. Obecnie rekruterzy często zostawiają do siebie kontakt pod ogłoszeniem albo w zakładce kariera, postują też w social mediach. Niestety, jeśli Twoja kandydatura jednak nie spełnia wymagań stanowiska, to taki kontakt raczej nic nie zmieni, ale może sprawić, że rekruter zapamięta Cię na poczet przyszłych rekrutacji. 

Z mojej perspektywy profesjonalnie zorganizowany proces rekrutacji to nie jest bieg przez płotki polegający na tym, że tylko kandydaci, którzy postarają się dodzwonić do rekrutera, mają szansę zostać zaproszeni na rozmowę. Jeśli Twoja kandydatura jest dobra, a firma ją przeoczyła, to znaczy że coś jest nie tak z procesem i pytanie, czy chcesz tam pracować.

Jakieś miejsca, książki lub ludzie, których polecacie naszym słuchaczom do poszerzenia swojej wiedzy na temat rekrutacji do zespołów designowych, przygotowania się na takie spotkania (od strony kandydata jak i managera, rekrutera), przygotowania portfolio, CV itp.?

Natalia:

Bardzo polecam bloga i subskrypcję newslettera ProductVision.pl. Super materiały nie tylko dla Product Ownerów / Product Managerów, ale dla wszystkich zaangażowanych w rozwój produktów - nie jest to miejsce stricte poświęcone rekrutacji (chociaż jest sekcja o przygotowaniu do rozmowy), ale o zarobkach, zwinnej organizacji zespołów i niuansach pracy przy produkcie. Myślę, że to buduje świadomość i poszerza horyzonty, tym samym pomagając przygotować się do rozmów. Ja jako HRowiec czytam i jaram się 🙂 

Gdzie szukać ofert pracy? Widzę, że cały czas działa portal z ogłoszeniami o pracy dla projektantów i analityków Praca UX Labs, można zapisać się na newsletter żeby dostawać powiadomienia o nowych ofertach. Ponadto JustJoin.it i RocketJobs mają swoje zakładki z ogłoszeniami w kategoriach odpowiednio UX/UI i Design (podane wyżej linki prowadzą bezpośrednio do tych zakładek). Inny z wiodących job boardów w PL, NoFluffJobs, również ma zakładkę Design (linkuję bezpośrednio). Można tam też stworzyć swój Tech Profile z portfolio i heatmapą specjalizacji.

Wymienione job boardy mają swoje blogi, czyli JustGeek.it, RocketSpace i NoFluffJobs Blog, gdzie można poczytać o pracy w IT i branży kreatywnej szeroko. Są porady, jak stworzyć CV, jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej oraz informacje, czym charakteryzuje się praca na różnych stanowiskach.

Chciałbym się trochę dowiedzieć na co zwrócić uwagę w trakcie procesu, gdzie kandydat jest pasywny i nam zależy na pozyskaniu osoby. W jaki sposób z jednej strony zebrać informacje dające możliwość podjęcia decyzji a z drugiej strony nie zniechęcić kandydata, którego sami zaczepiamy ( którzy często tez nie publikują swojego portfolio, bo przecież nie szukają pracy). Chętnie dowiedziałbym się jak mógłby wyglądać taki proces zakładając, ze poszukuje kandydata na poziomie senior. 

Natalia:

W czasach rynku pracownika najczęściej mamy do czynienia właśnie z kandydatami pasywnymi, ale weryfikacja dotyczy ich tak samo jak tych, którzy zgłaszają się sami. 

Stawiałabym na szczerą komunikację - jeśli poprzez merytoryczny, ludzki kontakt uda Ci się zainteresować kandydata dalszą rozmową, naturalnym jest, że zaprosisz go do udziału w rekrutacji i będziesz chcieć sprawdzić jego kompetencje. Wtedy warto opowiedzieć, jak będzie wyglądać proces krok po kroku, wyjaśnić jaki jest ich cel, przekazywać na bieżąco informację zwrotną po kolejnych etapach. 

Samo portfolio nie jest jedynym sposobem weryfikacji kandydatów - warto przemyśleć inne, o których była mowa w odpowiedzi na poprzednie pytania, a także kolejność kroków. Może zamiast portfolio pierwszym krokiem powinna być rozmowa, niekoniecznie formalna?

Na koniec dodam, że zaangażowanie kandydata w proces rekrutacji może prognozować późniejsze zaangażowanie pracownika w pracę, zatem nie warto robić weryfikacji po łebkach, tylko po to, aby nie zniechęcić kandydata, bo może się to skończyć obopólnym rozczarowaniem w przyszłości.